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Terms of Reference - Mandat

THE COMMUNITY OF FEDERAL VISIBLE MINORITIES (CFVM)


TERMS OF REFERENCE (TOR)


Preamble
The Community of Federal Visible Minorities (CFVM) exists to provide an independent forum for visible minorities to organize, discuss issues, and advance their concerns with respect to individual and collective well-being, professional advancement, and representation within the federal public service (FPS) of Canada. As such, the CFVM strives to participate in and help shape the national identity of our country with the singular objective to ensure that our federal institutions like the FPS are built on the foundations of merit, inclusiveness, respect, integrity, collaboration and professionalism.


1. Official Name
The Community of Federal Visible Minorities (CFVM)

2. Vision 
The vision of the CFVM is to help create a barrier-free, inclusive, and representative public service where visible minorities can individually and collectively realize their professional aspirations, based on the principles of merit and in full respect of their rights. 

3. Values
CFVM’s shall conduct all its business, in full respect of the Code of Ethics governing the behaviour of federal public servants and values espoused by the FPS. 

4. Goals and Objectives
The principal goal of the CFVM is to ensure that the FPS remains representative of the people of Canada, in all its occupational levels, in its organizational and cultural practices, and that any barriers to the advancement and career potential of visible minorities are removed permanently. In this regard, the specific objectives of the CFVM are to:

4.1) Promote the advancement and inclusion of visible minorities at all levels of the FPS so as it becomes reflective and representative of the diversity of Canadian society;
4.2) Identify issues of interest and concerns to visible minorities and raise these issues to the attention of senior decision-makers;
4.3) Promote activities and create fora  for visible minority public servants to discuss issues and concerns of mutual interest and advance the interests of visible minorities in the federal public service.; 
4.4) Organize professional development activities to advance the profile and role of visible minority public servants; and
4.5) Monitor results and advocate for accountability in matters relating to the progress of visible minorities under federal legislation.

5. Membership
Self-identified visible minority employees working within or retired from the federal public service and its agencies are eligible to be members of the CFVM. 

6. The National Executive Officers 
The national executive of the CFVM shall consist of five (5) elected office holders: 

President: to provide leadership and direction; provide reports at CFVM general meetings and other fora on matters of interest and concerns to the membership; be the chief spokesperson for CFVM; establish dates and locations for annual general meetings.

Vice-President: to assume the duties of the President in circumstances of prolonged absence; ensure appropriate follow-up actions are take in regards to decisions made at executive meetings, in consultation with the president; attend external meetings with the President.

Treasurer: to attend to all financial matters in accordance with the laws, best practices for financial management in Canada, prepare budgets, financial statements and submit semi-annual financial reports to the CFVM membership and the National Executive. 

Secretary: to record and maintain minutes of all meetings; prepare agenda for meetings called by the President; coordinate arrangement for meetings; maintain a contact list of the membership of CFVM; perform other duties as may be directed by the President.

National Assistant Secretary: to assist the Secretary with the above noted duties, and to assume the duties of the Secretary during his/her absence.


7. The Regional Representatives

Role of the Regional Representatives – to provide leadership and to advance the objectives of the CFVM in the regions; to create regional working groups and networks and to establish regional committees as warranted, under the direction of the President. 

The regions will have six (6) regional representatives, one in each of the following regions, structured along for organizational and administrative reasons:
  • Atlantic (Newfoundland and Labrador, Prince Edward Island, Nova Scotia, and New Brunswick), 
  • Quebec (excluding the Outaouais and the National Capital Region); 
  • National Capital (Outaouais, the Ottawa region and inter alia Canadian Foreign Service and armed forces personnel posted abroad), 
  • Ontario (excluding the Ottawa region), 
  • Central (Manitoba, Saskatchewan, and Nunavut), 
  • Western (Alberta, British Columbia, Northwest Territories and Yukon).

8. Terms of office
The national executive will be elected to serve a two-year term. No elected officer may hold the same office for more than two consecutive terms.

9. General Meeting 
In consultation with the National Executive of CFVM, the President shall convene and preside over the meeting of the CFVM Members. The meeting shall be conducted as per Roberts Rules. The agenda for such meeting shall deal with matters such as: 

9.1) Reports on activities;
9.2) Financial matters;
9.3) Elections (if necessary);
9.4) Any motions / resolutions or amendments, and
9.5) Any other business deemed appropriate 

10. The Advisory Committee – Role, Composition  & Mandate
10.1) The role of the Advisory Committee is to provide sophisticated advice on strategic direction for the CFVM, make recommendations to the President and the national executive on matters concerning the implementing its mandate, and  addressing internal governance issues. 

10.2) The Advisory Committee shall be comprised of the past-President and five members who may be retired public servants, executives within the public service and others visible minority and non-visible minority individuals who share the CFVM’s vision and who are deemed appropriate. 

10.3) Immediate past President - will provide briefings to the President; and is an ex-officio member of the Advisory Committee and as such does not have voting rights.

10.4) The Advisory Committee members will serve two-year terms but will have no voting rights.

10.5) The first Advisory Committee will be determined by the founding members of the CFVM, subsequent membership. In consultation with the National Executive, the Committee will search its own replacements.

10.6) The Advisory Committee will also oversee and supervise elections for the CFVM.

11. Amendments to the Terms of Reference
Amendments to these terms of reference can be effected only at a general meeting of the CFVM and must be approved by 50 percent plus 1 of the members present and voting. 

12. Administrative Articles
12.1) Membership Fees: Membership fees will be decided after the inaugural meeting. Subsequent changes to the fee structure will be determined by the executive committee for approval at the general meeting of the CFVM.


12.2) Elections of CFVM: Only members of CFVM in good standing, having paid their annual membership dues are eligible for National Executive Office.


12.3) Elections Committee: The Advisory Committee will select three members to function as an Elections Committee. This committee shall be formed to ensure that the elections are conducted in a fair and transparent manner, that the nomination process is fair and balanced and to ensure that only members in good standing, participate in voting for the National Executive Officers.


12.4) Removal from office:  Any elected officer or Advisory Committee member can be removed from office for cause (Example: fails to fulfil duties, unjustifiable absences, conduct unbecoming or breach of trust).


12.5) Filling of Vacant Positions: When a vacancy occurs, a successor shall be appointed by the President to serve out the remaining term of office until the next general meeting. When the position to be filled is that of the President, the CFVM Advisory Committee will identify a replacement.


12.6) Financial Responsibilities: The fiscal year of CFVM shall start on April 1st of each calendar year. Without exception, officers shall conduct all CFVM related financial transactions in compliance with Financial Administration Act. All officials shall carry out CFVM business in accordance with the values and ethics policies of the FPS and any potential or real conflict of interest must be brought to the attention to the National Executive and the Advisory Committees. Specifically,  the Treasurer is responsible for:

a. Maintaining up-to-date financial records;
b. Ensuring that all financial decisions are approved by the National Executive;
c. Ensuring that all Contracts or other instruments are approved and signed by the President, Vice-President and Treasurer.


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LA COMMUNAUTÉ FÉDÉRALE  DES MINORITÉS VISIBLES (CFMV)

MANDAT


Préambule

La Communauté fédérale des minorités visibles (CFMV) existe pour fournir un forum indépendant aux minorités visibles afin de s'organiser, de discuter et de faire progresser leurs préoccupations en ce qui concerne leur bien-être individuel et collectif, leur promotion et leur représentation au sein de la fonction publique fédérale (FPF) du Canada. Dans cette optique, la CFMV s'efforce de participer et d’aider à façonner l'identité nationale de notre pays avec l'objectif singulier de s'assurer que nos institutions fédérales comme la FPF sont basées sur les principes du mérite, de l’inclusion, du respect, de l’intégrité, de la collaboration et du professionnalisme.


1.  Nom officiel 

La Communauté fédérale des minorités visibles (CFMV)
 
2. Vision 
La vision de la CFMV consiste à aider à la création d’une fonction publique représentative, inclusive et sans barrières où les minorités visibles peuvent individuellement et collectivement réaliser leurs aspirations professionnelles, fondées sur les principes du mérite et dans le plein respect de leurs droits. 
 
3. Valeurs 
La CFMV mène toutes ses activités, en respectant le Code de déontologie régissant le comportement des fonctionnaires fédéraux et des valeurs adoptées par la FPF. 
 
4. Buts et objectifs 
L'objectif principal de la CFMV consiste à veiller à ce que la FPF reste représentative de la population canadienne, à tous les niveaux de travail, dans ses pratiques organisationnelles et culturelles, et que les obstacles à l'avancement et les possibilités de carrière des membres des minorités visibles soient supprimés définitivement. À cet égard, les objectifs spécifiques de la CFMV doivent:
 
4.1)      Promouvoir l'avancement et l'inclusion des minorités visibles à tous les niveaux de la fonction publique fédérale afin qu'ils reflètent et représentent la diversité de la société canadienne;
4.2)      Identifier des questions d'intérêt et les préoccupations des minorités visibles et soulever ces questions à l'attention des principaux décideurs;
4.3)      Promouvoir les activités et créer des forums pour les fonctionnaires membres de minorités visibles afin de discuter des questions d'intérêt mutuel et de promouvoir les intérêts des minorités visibles dans la fonction publique fédérale;
4.4)      Organiser des activités de perfectionnement professionnel pour faire avancer le profil et le rôle des fonctionnaires membres de minorités visibles; et
4.5)      Surveiller les résultats et plaider en faveur de la responsabilisation en matière d'avancement des minorités visibles dans le cadre de la législation fédérale.

5.  Membres 
Les employé(e)s membres de minorités visibles travaillant toujours au sein de la fonction publique fédérale ainsi que les retraité(e) fédéraux sont admissibles à être membres de la CFMV. 
 
6.  Les officiers exécutifs nationaux 
L’exécutif national de la CFMV comprendra cinq (5) élus titulaires :

Président : fournir leadership et orientation pour la CFMV; fournir aux membres des rapports aux assemblées générales de la CFMV et d'autres instances; aborder des questions d'intérêt; être le porte-parole principal de la CFMV; établir des dates et lieux des assemblées générales annuelles.
 
Vice-président : assumer les fonctions du Président en cas d'absence prolongée; veiller à prendre des mesures de suivi appropriées en ce qui concerne les décisions prises lors de réunions de l'exécutifs, en consultation avec le Président; assister aux réunions externes avec le président.
 
Trésorier : s’occuper de toutes les questions financières conformément à la loi et aux meilleures pratiques de gestion financière au Canada; préparer les budgets et états financiers ; et présenter les rapports financiers semestriels à l'exécutif national, ainsi qu’aux membres de la CFMV.
 
Secrétaire : prendre les notes et conserver les procès-verbaux de toutes les réunions; préparer l'ordre du jour des réunions convoquées par le président; coordonner les arrangements pour les réunions; maintenir une liste de contacts des membres de la CFMV; accomplir d'autres tâches qui peuvent être demandées  par le président.
 
Secrétaire national(e) adjoint(e) : aider le(a) Secrétaire avec les fonctions indiquées ci-dessus et assumer les fonctions de Secrétaire pendant son absence.
 
7.  Les Représentants régionaux

Rôle des Représentants régionaux : assurer un leadership et promouvoir les objectifs de la CFMV dans les régions, créer des réseaux et groupes de travail régionaux et établir des comités régionaux tel que requis sous la direction du président. 


Il y aura six (6) représentants régionaux, soit un-e par région, selon la structure suivante basée sur des considérations organisationnelles et administratives :

  • Atlantique (Terre-Neuve et Labrador, Île-du-Prince-Édouard, la Nouvelle-Écosse et le Nouveau-Brunswick);
  • Québec (à l'exclusion de l'Outaouais et de la région de la Capitale nationale) ;
  • Capitale nationale (Outaouais, la région d'Ottawa, le personnel diplomatique et les forces armées, notamment les canadiens affectés à l'étranger);
  • L'Ontario (à l'exclusion de la région d'Ottawa);
  • Centrale (Manitoba, Saskatchewan et Nunavut);
  • L’Ouest (Alberta, Colombie-Britannique, Territoires du Nord-Ouest et Yukon).

 8.  Durée du mandat 
Les officiers exécutifs nationaux (exécutif national) seront élus pour un mandat de deux ans. Aucun officier élu ne peut tenir le même bureau pour plus de deux mandats consécutifs.
 
 9. Assemblée générale 
En consultation avec l'exécutif national de la CFMV, le président doit convoquer et présider la réunion des membres de la CFMV. La réunion se déroulera selon les Règles de Roberts. L'ordre du jour de cette réunion doit traiter de questions telles que : 

9.1) Rapports sur les activités ;
9.2) Les questions financières ;
9.3) Élections (si nécessaire) ;
9.4) Toute motion / résolutions ou amendements; et
9.5) Toute autre activité jugée appropriée.

10.  Le Comité consultatif – rôle, composition et mandat 

10.1)    Le rôle du Comité consultatif est de fournir des conseils sophistiqués sur des orientations stratégiques pour la CFMV, de formuler des recommandations au président et à l'exécutif national sur les questions relatives à la mise en œuvre de son mandat et de résoudre les problèmes de gouvernance interne.

10.2)    Le Comité consultatif est composé de l'ancien président et de cinq membres qui peuvent être des fonctionnaires à la retraite, des cadres supérieurs au sein de la fonction publique et d'autres membres de minorités visibles ainsi que des personnes non membres de minorités visibles qui partagent la vision de la CFMV et qui sont considérées comme appropriées.

10.3)    Président(e) sortant(e) immédiat(e) - offrira des séances d'information au président; et est un membre ex-officio du Comité consultatif et par conséquent n'a pas droit de vote.

10.4)    Les membres du Comité consultatif seront nommés pour un mandat de deux ans, mais n'auront aucun droit de vote.

10.5)    Le premier Comité consultatif sera déterminé par les membres fondateurs de la CFMV. Pour son  adhésion ultérieure, le Comité, en consultation avec l'exécutif national, recherchera ses propres remplacements.


10.6)    Le Comité consultatif supervisera également les élections pour la CFMV.
 
11.  Amendements du Mandat 
Ces amendements ne peuvent être effectués qu'à une Assemblée générale de la CFMV et doivent être approuvés par 50 % plus 1 des membres présents et votants. 
 
12. Articles administratifs 
12.1)         Frais d'adhésion : les frais d’adhésion des membres seront décidés après la réunion inaugurale. Les modifications apportées ultérieurement à la structure des frais seront déterminées par le Comité exécutif pour approbation à l'Assemblée générale de la CFMV.
 
12.2)         Élections de la CFMV : seuls les membres de la CFMV qui en règle, ayant payé leur cotisation annuelle sont admissibles pour participer aux élections se rapportant aux postes de l’exécutif national.
 
12.3)         Comité des élections : le Comité consultatif sélectionnera trois membres pour œuvrer comme un Comité des élections. Ce comité doit être formé afin de veiller à ce que les élections soient menées d'une manière équitable et transparente, que le processus de nomination soit juste et équilibré et à faire en sorte que seuls les membres en règle participent au vote pour les postes de l’exécutif national.
 
12.4)         Destitution: Tout dirigeant(e) élu(e) ou membre du Comité consultatif peut être démis(e) de ses fonctions pour cause valable (exemple: ne parvient pas à s'acquitter de ses fonctions, absences injustifiées, conduite indigne ou abus de confiance).

12.5)         Combler les postes vacants: En cas de vacance, un remplaçant doit être nommé par le Président pour combler le reste du mandat jusqu'à la prochaine assemblée générale. Lorsque le poste à pourvoir est celui du Président, le Comité consultatif de la CFMV trouvera un remplaçant.

12.6)         Responsabilités financières: l'exercice de la CFMV commence le 1er avril de chaque année civile. Sans exception, les officiers effectuent les transactions financières de la CFMV en conformité avec la Loi sur la gestion financière. Tous les officiers doivent mener les affaires de la CFMV conformément aux valeurs et politiques d'éthique de la fonction publique fédérale et tout conflit d'intérêts potentiel ou réel doit être porté à l'attention de l'exécutif national et du Comité consultatif. Plus précisément, le Trésorier est responsable de :
 

a.  Tenir les dossiers financiers à jour;

b.  Veiller à ce que toutes les décisions financières soient approuvées par l'exécutif  national; et

c.  Veiller à ce que tous les contrats ou autres instruments soient approuvés et signés par le Président, le Vice-président et le Trésorier.